Cais Gwrthrych am Wybodaeth (SAR)

Beth yw Cais Gwrthrych am Wybodaeth (SAR)?

Mae’r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), a roddwyd ar waith yn y DU ar y cyd â Deddf Diogelu Data 2018, yn rhoi’r hawl i unigolion gael mynediad at eu data personol gan unrhyw sefydliad iechyd a gofal sy’n cadw cofnodion arnynt.

Mae SAR yn gais y gellir ei wneud yn ysgrifenedig, trwy e-bost neu ar lafar yn gofyn am fynediad i'r wybodaeth bersonol y mae cwmni neu sefydliad yn ei chadw amdanoch. Mae hon yn hawl gyfreithiol y mae gan unrhyw unigolyn yn y DU yr hawl i’w harfer ar unrhyw adeg am ddim.

Ym Meddygfa Bronyffynnon, gofynnwn i bob cais gael ei gyflwyno’n ysgrifenedig i’r practis er mwyn caniatáu trywydd archwilio ac i’n galluogi i ddarparu’r union wybodaeth y mae’r claf yn gofyn amdani. Wrth e-bostio gwybodaeth i'r practis, ni allwn warantu diogelwch a diogelwch y wybodaeth yn ystod y daith. Trwy ddefnyddio cyfleusterau e-bost, rydych yn derbyn y risg y gallai eich gwybodaeth gael ei pheryglu ar ei ffordd i ni. Os byddwch yn dewis anfon e-bost atom, rydym yn argymell nad ydych yn cynnwys unrhyw wybodaeth sensitif yng nghorff yr e-bost. Lle bo modd, cyflwynwch geisiadau SAR yn ysgrifenedig gan ddefnyddio un o'n ffurflenni cais safonol y gellir eu casglu gan ein Tîm Derbynfa.

Gallwch ofyn am gopi llawn o'r cofnodion meddygol a gedwir ar eich cyfer yn y practis, neu gofnod rhannol o gyfnod penodol o amser sydd ei angen arnoch.

Os oes angen llythyr mwy penodol arnoch ynghylch diagnosis a thriniaethau penodol, efallai y bydd y ceisiadau hyn yn dod o dan gylch gwaith ein Gwasanaethau Preifat ac nid ydynt wedi’u cynnwys mewn cais SAR syml; nid yw'r gwasanaethau hyn wedi'u cynnwys o dan ein contract gyda'r GIG ac felly'n denu taliadau. Mae'n ofynnol i'r taliadau hyn gael eu talu ymlaen llaw ar ôl derbyn eich cais; bydd ein tîm derbynfa yn rhoi gwybod ar yr adeg y gwneir eich cais. Cliciwch YMA am ragor o wybodaeth am ein gwasanaethau preifat a'n ffioedd.

Sylwch: Nid ydym yn cadw cofnodion meddygol yn yr un fformat a gosodiad ysbyty. Os ydych am weld copïau o’ch cofnodion ysbyty, dylech ofyn i’ch gosodiad iechyd a ddarparodd eich gofal neu driniaeth mewn gofal eilaidd.

Gwneud cais

Dylai eich cais nodi eich bod yn gwneud cais i gael mynediad i’ch gwybodaeth eich hun, drwy nodi ‘cais gwrthrych am wybodaeth’ yn glir ar eich cais. Bydd rhoi digon o wybodaeth i ni yn ein galluogi i ddod o hyd i'ch gwybodaeth ofynnol mewn modd amserol. Rhowch ddyddiad ar eich cais a rhowch:

• Eich enw llawn, gan gynnwys unrhyw arallenwau, os yw'n berthnasol;

• Eich manylion cyswllt diweddaraf, dyddiad geni a rhif GIG os ydynt ar gael;

• Rhestr gynhwysfawr o ba wybodaeth bersonol rydych am ei chyrchu, yn seiliedig ar yr hyn sydd ei angen arnoch;

• Manylion, megis dyddiadau/cyfnodau amser perthnasol, cyfnodau o driniaeth, ac ati.

Bydd arnom angen prawf adnabod derbyniol a chyfeiriad yn cynnwys un eitem o Restr A ac un o Restr B:

• A - Tystysgrif geni, tystysgrif priodas, pasbort neu drwydded yrru;

• B - Datganiadau Banc/Cymdeithas Adeiladu, bil cyfleustodau diweddar, tystysgrif treth, llythyr gan yr Adran Gwaith a Phensiynau.

Bydd pob cais yn cael ei gofnodi ac fel arfer yn cael ymateb o fewn 30 diwrnod. Os yw eich cais yn gymhleth neu'n cael ei ystyried yn ormodol, efallai y bydd angen amser ychwanegol arnom i ystyried eich cais a all gymryd hyd at ddau fis ychwanegol. Byddwn yn eich hysbysu os yw hyn yn wir.

Yn y rhan fwyaf o amgylchiadau ni fyddwn yn codi tâl i gyflawni eich cais, fodd bynnag, efallai y codir ffi resymol am weinyddu’r cais mewn rhai achosion, er enghraifft, os credwn fod eich cais yn amlwg yn ddi-sail neu’n ormodol neu lle gofynnir am gopïau pellach o wybodaeth.

Ceisiadau Gwrthrych am Wybodaeth (SARs) a phlant

Gall plentyn arfer ei hawliau diogelu data ei hun cyn belled ag y bernir ei fod yn gymwys i wneud hynny. Yn gyffredinol, mae plant 13 oed a throsodd yn cael eu hystyried yn gymwys i wneud SAR oni bai bod gwybodaeth i awgrymu fel arall - noder, gall plant mor ifanc â 10 oed hefyd gael eu hystyried yn gymwys yn dilyn asesiad clinigol. Os nad oes gan y plentyn (o unrhyw oedran) ddealltwriaeth ddigonol i arfer ei hawliau ei hun, gallwch ganiatáu i berson â chyfrifoldeb rhiant arfer hawl y plentyn i wneud SAR.

Os gwneir SAR ar ran plentyn y bernir nad oes ganddo alluedd i weithredu ar ei ran ei hun, gellir anfon gwybodaeth at berson sydd â chyfrifoldeb rhiant. Fodd bynnag, nid yw hwn yn benderfyniad y dylid ei wneud yn awtomatig. Ym mhob achos dylid ystyried lles pennaf y plentyn. Mae’n bosibl cyfyngu ar wybodaeth rhag mynd i riant os nad yw’n cael ei ystyried i fod er lles gorau’r plentyn, er enghraifft, lle mae nodiadau “peidio â datgelu” ar gofnod y plentyn.

Os oes gan eich plentyn y gallu i ddeall y broses SAR a'i hawliau, efallai y bydd angen i ni geisio caniatâd ar gyfer y SAR os ydych yn gofyn am wybodaeth ar ran eich plentyn.

Ceisiadau Gwrthrych am Wybodaeth Trydydd Parti

Gall unigolion awdurdodi trydydd parti (er enghraifft, cyfreithwyr) i wneud SAR ar eu rhan. Dylai darparwyr iechyd a gofal sy’n rhyddhau gwybodaeth i gyfreithwyr sy’n gweithredu ar ran eu cleifion a defnyddwyr gwasanaeth sicrhau bod ganddynt ganiatâd ysgrifenedig yr unigolyn.

Mae’n bwysig gwahaniaethu rhwng SARs (a wneir gan rywun sy’n gweithredu ar ran y claf) a cheisiadau a wneir o dan y Ddeddf Mynediad at Adroddiadau Meddygol (AMRA). Gwneir ceisiadau o dan yr AMRA gan drydydd parti nad yw o reidrwydd yn gweithredu ar ran y claf - er enghraifft, cwmni yswiriant. Os yw’r cais gan y cyfreithiwr am gopi o gofnod iechyd y claf a’r defnyddiwr gwasanaeth (neu ddarnau o’r cofnod) ystyrir ei fod yn SAR. Os yw’r cais yn gofyn i adroddiad gael ei ysgrifennu, neu’n gofyn am ddehongliad o’r wybodaeth yn y cofnod, byddai’r cais hwn yn mynd y tu hwnt i SAR. Mae'n debygol y bydd ceisiadau o'r fath yn dod o dan y fframwaith AMRA y gellir codi ffioedd amdano.